Automatización de Procesos
La Catedral de Manizales gestionaba manualmente el registro de tres tipos de ocupación —osarios, casas en arriendo y parqueaderos—, lo que generaba duplicados, pérdida de información contractual y falta de alertas de vencimiento. Desarrollé un sistema integral en Excel con VBA que digitaliza y automatiza todo el ciclo de vida de cada ocupación: registro validado, control de disponibilidad, alertas de vencimiento y reportes de estado consolidados. La solución redujo los errores administrativos a cero y mejoró la trazabilidad de los contratos de forma significativa.
Formularios de ingreso por tipo de ocupación. Cada UserForm fue diseñado específicamente para su tipo de ocupación, con campos obligatorios que previenen registros incompletos. Al completar el formulario, los datos se validan y se almacenan automáticamente en la hoja correspondiente.
Generación automática de reportes. Las macros de reporte consolidan los datos de las tres hojas y producen un resumen ejecutivo de ocupación actual, ingresos generados y contratos próximos a vencer. Los reportes incluyen filtros por disponibilidad y tipo de ocupación.
Control de disponibilidad en tiempo real. Antes de registrar una nueva ocupación, la macro verifica que el recurso esté disponible consultando el estado actual en la hoja de datos. Si el recurso ya está asignado, despliega una alerta clara que impide la duplicación del registro.
Sistema de alertas de vencimiento. Las macros monitorean las fechas de vencimiento de cada contrato y generan alertas en pantalla cuando un contrato está próximo a expirar o un pago está pendiente. Las alertas se despliegan automáticamente al abrir el archivo, garantizando visibilidad inmediata.
Seguridad y control de acceso. Las hojas de datos y los formularios están protegidos con contraseña, restringiendo la edición directa a usuarios autorizados. Los formularios de ingreso son el único canal de modificación de datos, garantizando la integridad del sistema.
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